Ryczałt za nocleg

Od pewnego czasu w mediach, Internecie oraz w szeptanej plotce pojawia się temat ryczałtów za noclegi dla kierowców samochodów ciężarowych. Kierowcy marzą o rzece pieniędzy płynącej wartkim strumieniem na ich konta za 3 lata wstecz a pracodawcy w zaciszu swoich gabinetów zastanawiają się czy rzeczywiście będą musieli płacić i czy już mają składać wniosek o ogłoszenie upadłości. Jak jest naprawdę ? 

Co wynika z przepisów ?

Definicję podróży służbowej kierowców zawiera art. 2 pkt 7  ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.). Przepis ten stanowi, że podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę (np. filię, przedstawicielstwo, oddział), lub
  • wyjazdu poza miejscowość, o której mowa wyżej, w celu wykonania przewozu drogowego.

Kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w art. 77 5§3 -5  Kodeksu pracy (art. 21 a  ustawy o czasie pracy kierowców). Dłuższa podróż służbowa, obejmująca także noce (jedną lub więcej) generuje po stronie pracodawcy wydatki na zapewnienie odpoczynku nocnego pracownika. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej  lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167), w przypadku niezapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu przewiduje dwojakiego rodzaju należności z tego tytułu:

  • kwotę wynikającą z rachunku np. hotelowego, w granicach obowiązujących limitów albo
  • ryczałt.

Dotychczasowe stanowisko PIP

Dotychczasowe stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy (pismo z dnia 12 września 2013 r.), było takie, że w sytuacji kiedy  pojazd posiada odpowiednie miejsce do spania i znajduje się na postoju, a kierowca złoży oświadczenie, że wybiera nocleg w pojeździe – można przyjąć, iż pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg. Wobec tego pracownikowi z tego tytułu nie będzie przysługiwał ryczałt za nocleg, o którym mowa w rozporządzeniu. Pracownik, który uzna, że miejsce do spania w pojeździe nie zapewniało wypoczynku nocnego, a wskazanie noclegu w samochodzie dokonane było poza jego wyborem – może dochodzić ryczałtu za nocleg przed sądem. Z uwagi na brak regulacji określających wymagania, jakie ma spełniać miejsce do spania, ocena spełnienia przez miejsce „odpowiednich” warunków powinna być przedmiotem rozstrzygnięcia sądu. Zaprezentowana przez PIP wykładnia przepisów jest już jednak, w świetle poniżej opisanych uchwał Sądu Najwyższego, nieaktualna.

Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 12 czerwca 2014 r.

Kluczowe rozstrzygniecie w kwestii ryczałtów za noclegi zapadło  w dniu 12 czerwca 2014 r kiedy to  Sąd Najwyższy w składzie 7 sędziów podjął uchwałę (sygn. akt II PZP 1/14) którego sentencja brzmi następująco: „Zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu (…)”. W konsekwencji  pracownikowi nocującemu w kabinie przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w rozporządzeniu. Jak wyjaśnił Sąd w uzasadnieniu do uchwały, rozstrzygnięcie ujawnionych kontrowersji przez powiększony skład ma na celu ujednolicenie rozbieżnej judykatury w licznych sprawach tego samego rodzaju.

W związku z tą uchwałą firmy transportowe powinny, co do zasady, wypłacić kierowcom samochodów ciężarowych zaległe ryczałty za noclegi  w czasie podróży służbowych.

Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 7 października 2014 r.

Niedawno Sąd Najwyższy ponownie zajął niekorzystne dla pracodawców stanowisko w kwestii ryczałtu za noclegi  kierowców spędzone w kabinie pojazdu. Wątpliwości zgłosił Sąd Okręgowy w Łodzi, a dotyczyły one stanu faktycznego, w którym zapewniono  noclegi w pojazdach wyposażonych w odpowiednio przystosowane kabiny z leżanką i innym sprzętem zapewniającym komfort noclegu  kierowcy, takim jak m.in. zbiornik na wodę do mycia, lodówka, klimatyzacja i ogrzewanie działające niezależnie od pracy silnika samochodu. W uchwale z dnia 7 października 2014 r. (sygn. akt I PZP 3/14) Sąd Najwyższy uznał, że: „Zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego odpoczynku nocnego w kabinie samochodu ciężarowego podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu   w rozumieniu §9 ust. 4   rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).”. Tym samym utrzymał stanowisko wyrażone w uchwale SN podjętej w powiększonym składzie 7 sędziów z dnia 12 czerwca 2014 r.

W jakiej wysokości ryczałt za nocleg?

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedstawił rachunku za hotel, w przypadku podróży służbowej:

  • na obszarze kraju – przysługuje ryczałt za każdy nocleg  w wysokości 150% diety, o ile nocleg  trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 (ryczałt ten nie przysługuje jednak za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu),
  • poza granicami kraju – przysługuje ryczałt w wysokości 25% kwoty limitu na nocleg,  określonego w załączniku do rozporządzenia MPiPS (ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu).

Uwaga: Podobnie jak w rozstrzygnięciu z czerwca br., powołana uchwała SN została wydana w oparciu o poprzednio obowiązujące rozporządzenie o podróżach służbowych. Pozostaje ona jednak aktualna także w odniesieniu do obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz 167)

Przedawnienie

Roszczenia kierowców o wypłatę ryczałtów za noclegi  w podróży służbowej przedawniają się z upływem trzech lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne.

Rozstrzygniecie podatkowe.

Wypłacony kierowcy samochodu ciężarowego (obecnemu lub byłemu pracownikowi) zaległy ryczałt za noclegi w podróży służbowej będzie zatem korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF – do wysokości wynikającej z przepisów ww. rozporządzeń MPiPS sprawie należności przysługujących pracownikowi sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Natomiast w przypadku, gdy pracodawca wypłaci kierowcy zaległy ryczałt za noclegi  w czasie podróży służbowej w kwocie wyższej niż wynikająca z ww. rozporządzeń MPiPS, to nadwyżka tego świadczenia będzie stanowiła przychód pracownika (obecnego lub byłego) ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W takiej sytuacji pracodawca powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną zgodnie z art. 32  ustawy o PDOF (uwaga! przy obliczaniu zaliczki na podatek byłego pracownika stosuje się koszty uzyskania przychodu.

Zwolnione od podatku dochodowego będą również odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowej wypłaty przez pracodawcę ryczałtu za noclegi  kierowcy samochodu ciężarowego podczas podróży służbowej .Na mocy bowiem art. 21 ust. 1 pkt 95  ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń m.in. ze stosunku pracy. Zwolnienie to dotyczy odsetek wypłaconych z omawianego tytułu zarówno obecnym, jak i byłym pracownikom.

Składki ZUS

Kwota zaległego ryczałtu za noclegi   w czasie podróży służbowej wypłaconego pracownikowi (obecnemu lub byłemu) nie będzie stanowiła dla niego podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych (społecznych ani zdrowotnej). Jako podstawę prawną zwolnienia składkowego należy wskazać §2 ust. 1 pkt 15   rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Przepis ten zwalnia diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika, ale tylko – tak jak to obowiązuje również w podatku dochodowym – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju

W przypadku, gdyby wysokość należności (tu: ryczałtu za nocleg ) otrzymanych przez pracownika odbywającego podróż służbową przekroczyła wartości wynikające z przepisów dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej, wówczas nadwyżkę ponad te kwoty pracodawca powinien pracownikowi (obecnemu lub byłemu) oskładkować.

Podsumowanie

Jak widać z powyższego, przedsiębiorcy prowadzący działalność transportu drogowego mają się czym martwić. Co do zasady, pracownicy – kierowcy mogą wystąpić o zapłatę ryczałtu za noclegi i to, biorąc pod uwagę przedawnienie, za 3 lata wstecz. Oczywiście, w każdej sprawie musi być przeprowadzone postępowanie dowodowe i nie można z góry przesądzić wyniku, ale szanse na wygraną pracowników są bardzo duże.